Politique de confidentialité

Mise à jour : 1er juillet 2025


  • Préambule

L’Agence-Flex intervient dans le secteur de la communication et propose notamment des prestations de conseil et de création en identité de marque à destination de clients professionnels. 

L’Agence-Flex édite également des solutions logicielles et notamment la Solution Human’Flex (accessible sous forme d’une Webapp) fournissant à ses Utilisateurs un accès facilité à des informations de communication interne et externe.

Dans le cadre de l’exécution des prestations de service et de la mise à disposition de sa solution logicielle, l’Agence-Flex est susceptible de collecter et de traiter, pour son propre compte ou pour le compte de tiers, des données personnelles relatives à ses prospects, clients et utilisateurs, personnes physiques (ci-après « Personnes concernées »). 



  • Objet & Champ d’application 

La présente Politique de confidentialité s’applique aux opérations de traitement de données personnelles effectuées par l’Agence-Flex, que ce soit en qualité de responsable de traitement ou en qualité de sous-traitant, dans le cadre de ses diverses activités et, plus précisément, dans le cadre de la fourniture de prestations de services et de la mise à disposition de solutions logicielles aux Personnes concernées. 

Lors de tout traitement de données personnelles, l’Agence-Flex veille attentivement à respecter la Réglementation applicable y compris la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Européen n°2016/679/UE dit « RGPD » du 26 avril 2016 (ci-après « Réglementation applicable »). 

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les Personnes concernées par des opérations de traitement réalisées sur leurs données personnelles par l’Agence-Flex et des droits dont ils disposent. 

Les Personnes concernées sont invitées à prendre connaissance régulièrement de la présente Politique de confidentialité afin d’être informées de ses éventuelles modifications. Elles seront néanmoins informées par l’Agence-Flex des ajustements substantiels susceptibles d’intervenir. 



  • Coordonnées & Identité de l’Agence-Flex

Les informations relatives aux Personnes concernées sont susceptibles d’être collectées et traitées par : 

Agence-Flex, société par actions simplifiée immatriculée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 533 120 127, dont le siège social est situé 7 allée du Guézon, 92290 Châtenay-Malabry et représentée par sa dirigeante Madame Agnès Louis ; 

Susceptible d’intervenir tant en qualité de responsable de traitement qu’en qualité de sous-traitant dans le cadre de ses diverses activités. 

L’Agence-Flex et ses clients sont susceptibles de traiter de manière indépendante des données personnelles relatives aux Personnes concernées dans le cadre de la fourniture des prestations de services ou de la mise à disposition de solutions logicielles. 

Dans ce cas, l’Agence-Flex et ses clients demeurent entièrement responsables des traitements de données personnelles qu’ils réalisent pour leur propre compte et s’engagent, à ce titre, à s’assurer de la conformité des traitements pour lesquels ils sont respectivement responsables du traitement à la Règlementation applicable. 


  • Modalités de collecte et de traitement des données personnelles par l’Agence-Flex

L’Agence-Flex s’engage à ne pas traiter les données personnelles collectées pour d’autres finalités que celles décrites ci-après et selon les modalités du présent article. 

  • Catégories de données personnelles traitées par l’Agence-Flex
  • En qualité de prestataire de services de conseil et création en identité de marque

 


Catégories de données

Informations collectées & traitées

(1) Données d’identification

Nom de famille, prénom, civilité.

(2) Données de contact 

Adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel ou personnel, adresse postale professionnelle. 

(3) Données relatives à la vie professionnelle des Personnes concernées

Nom de la société, secteur d’activité, numéro SIRET, site internet, rôle dans les projets, intitulé du poste occupé, fonction et statut au sein de l’entreprise.

(4) Données relatives aux échanges intervenus avec les Personnes concernées

Echanges d’emails, comptes-rendus de réunion, messages transmis via le formulaire de contact, historique des conversations, contrats, devis, coordonnées tierces nécessaires à l’exécution des prestations (ex : comptable, prestataires externes…), demandes d’exercice de droits.

(5) Données relatives à la gestion des projets confiés à l’Agence-Flex

Informations sur les projets, délais, besoins exprimés, briefs, préférences graphiques, éditoriales, validations, logos, images, éléments graphiques, audiovisuels, contenus éditoriaux

(6) Données relatives aux retours d’expériences des Personnes concernées

Avis, commentaires, témoignages des Personnes concernées sur les services fournis par l’Agence-Flex

(7) Données de facturation des Personnes concernées

Informations d’ordre économique & financier : coordonnées, historique des paiements, IBAN, devis, facture, adresse de facturation, n° de facture, montant des transactions. 

(8) Données de navigation 

Cookies, préférences utilisateur sur le site internet


  • En qualité d’éditeur de solutions logicielles 

 


Catégories de données

Données personnelles collectées & traitées

(1) Données d’identification des Personnes concernées 

Nom de famille, prénom, email.

(2) Données relatives à la vie professionnelle des Personnes concernées

Coordonnées professionnelles, numéro de téléphone, adresse professionnelle, poste et fonction au sein de l’entreprise, service au sein de l’entreprise, statut au sein de l’entreprise, adresse professionnelle et site de travail.

(3) Données de navigation des Personnes concernées

Identifiants, logs de connexion, numéro de téléphone, mot de passe sécurisé.

 

(4) Données comportementales de navigation des Personnes concernées 

Historique de connexion, contenus consultés, progression, suivi de lecture, résultats aux quizz, questionnaire, sondage, rapport d’étonnement en ligne. 

 

L’Agence-Flex ne collecte jamais ou ne traite jamais de données personnelles sensibles au sens de la Règlementation applicable, c’est-à-dire d’informations relatives à l’origine raciale, ethnique, à l’orientation sexuelle, aux opinions politiques, à la santé, aux convictions religieuses, à l’appartenance syndicales des Personnes concernées. En telle hypothèse, l’Agence-Flex s’engage à réaliser une analyse d’impact (AIPD) préalable conformément à la Réglementation applicable. 


  • Modalités de collecte des données personnelles par l’Agence-Flex

Dans le cadre de ses activités, que ce soit en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant, l’Agence-Flex est susceptible de collecter des données personnelles de différentes manières, notamment : 

  1. Lors de la navigation des Personnes concernées sur le site internet ou sur ses solutions logicielles. 
  2. Lors d’échanges directs ou indirects, de quelque nature qu’ils soient, entre l’Agence-Flex et la Personne concernée via le formulaire de contact en ligne, par courriel, par voie postale, par téléphone, par visioconférence ; 
  3. Lors d’échanges entre les clients souscripteurs d’un abonnement à ses solutions logicielles et l’Agence-Flex ; 
  4. Dans le cadre de la relation commerciale entre l’Agence-Flex et la Personne concernée ou le client souscripteur d’un abonnement à ses solutions logicielles.

Les données personnelles peuvent être collectées directement par un acte positif de la part des Personnes concernées ou d’un client souscripteur à un abonnement à ses solutions logicielles ou automatiquement, tel que par le dépôt de traceurs sur le terminal des utilisateurs dans les conditions définies à la présente Politique de confidentialité. 


  • Caractère nécessaire de la collecte des données personnelles

Le renseignement de certaines informations est nécessaire pour permettre à l’Agence-Flex de traiter efficacement les demandes formulées. Si la Personne concernée ne renseigne pas les informations requises, l’Agence-Flex pourra se trouver dans l’incapacité de donner suite aux demandes des Personnes concernées, y compris dans le cadre d’une prise de contact via le formulaire accessible en ligne ou au stade de l’inscription et la souscription à ses solutions logicielles.

Les champs d’un formulaire n’étant pas renseignés comme obligatoires sont laissés à l’appréciation de la Personne concernée à qui il appartiendra de choisir ou non de les remplir. 

 

  • Bases juridiques & Finalités des traitements de données personnelles par l’Agence-Flex


  • En qualité de prestataire de services de conseil et création en identité de marque

 


Finalités & Sous-finalités des traitements par l’Agence-Flex

Nature des données 

personnelles traitées 

Base juridique des traitements [Art.6]

Gestion & suivi de la relation commerciale entre l’Agence-Flex et la Personne concernée : mise en relation, prise de contact, réception des demandes, émission de devis adaptés, suivi des contrats

Données d’identification ; Données relatives aux échanges intervenus avec les Personnes concernées ; Données relatives à la gestion du projet ; Données de facturation

Exécution du contrat de prestations de services entre l’Agence-Flex et la Personne concernée

Exécution des prestations de services par l’Agence-Flex pour le compte de la Personne concernée






Données d’identification ; Données relatives aux échanges intervenus avec les Personnes concernées ; Données relatives à la gestion du projet 






Exécution du contrat de prestations de services entre l’Agence-Flex et la Personne concernée

Création du projet client : audit, plan d’action et de communication, phase créative, allers-retours, réunions d’étape, validation client

Production et livraison des prestations en ce compris : identité visuelle, identité de marque, naming, charte éditoriale, charte graphique, site web 

Suivi et archivage des projets : mises à jour, recommandations spécifiques, conservation des livrables

 

Activité promotionnelle & Prospection commerciale : relation avec les prospects, émission d’offres promotionnelles, gestion du site internet, réseaux sociaux, envoi de newsletters, suivi de la satisfaction client

Données d’identification & coordonnées, données de navigation (le cas échéant)

Consentement pour les opérations de prospection commerciale & Intérêt légitime de l’Agence-Flex à communiquer sur son activité pour les autres sous-finalités

Gestion de la comptabilité de l’Agence-Flex : émission, conservation de devis, émission de factures, conservation de factures, tenue de la compatibilité générale, obligations comptables, déclaratives fiscales & sociales

Données d’identification & coordonnées ; Données de facturation

Respect d’une obligation légale à laquelle est soumise l’Agence-Flex

Gestion de la relation avec des fournisseurs, partenaires et prestataires tiers 

Données d’identification, coordonnées, informations

Exécution d’un contrat entre l’Agence-Flex et le tiers

Gestion des demandes d’exercice de droits auprès de l’Agence-Flex : réception des demandes, analyse, traitement, archivage, suppression 

Données liées aux demandes d’exercice des droits notifiées à l’Agence-Flex

Respect d’une obligation légale à laquelle est soumise l’Agence-Flex


  • En qualité d’éditeur de solutions logicielles

 


Finalité(s) & Sous-finalité(s)

du traitement

Catégories de données personnelles

Base juridique 

(Art. 6 RGPD)

Inscription & Souscription à des solutions logicielles : création, administration & gestion des comptes d’accès

Données d’identification, données de navigation, données financières

Exécution des CGUV acceptées par l’utilisateur

Gestion & Suivi de la relation commerciale avec l’Agence-Flex : prise de contact, traitement et réponse aux demandes formulées, échanges techniques avec le Support (ex : problèmes techniques…) 

Données d’identification, données relatives aux opérations et fonctionnalités, données financières

Intérêt légitime de l’Agence-Flex de répondre aux attentes des utilisateurs et d’assurer le suivi de ses relations contractuelles 

Accès & Utilisation des solutions logicielles : connexion, fourniture des services & fonctionnalités, suspension, suppression des comptes d’accès

Données d’identification, données de navigation, données relatives à la vie professionnelle, données relatives aux opérations & Fonctionnalités

Exécution des CGUV acceptées par l’utilisateur

Campagnes d’alerte SMS : envoi d’alertes professionnelles ; mise à disposition de contenus actualisés 

Données d’identification

Intérêt légitime du client souscripteur aux solutions logicielles d’informer ses équipes

Utilisation des ressources en ligne : téléchargement, téléversement, consultation du contenu accessible en ligne, micro-learning

Données d’identification, données personnelles issues du contenu client, données de navigation

Exécution des CGUV acceptées par l’utilisateur

Gestion & Suivi de la relation commerciale avec l’Agence-Flex : souscription aux abonnements, suivi des abonnements, réclamations auprès du Support 

Données d’identification, données financières

Intérêt légitime de l’Agence-Flex d’assurer le suivi de ses relations contractuelles avec l’utilisateur

Amélioration des services fournis : suivi de la satisfaction client, suivi des usages, personnalisation des offres, évolution des solutions logicielles, statistiques

Données d’identification, données de navigation, données comportementales de navigation

Intérêt légitime de l’Agence-Flex d’assurer la sécurité de sa solution

Gestion des relations commerciales avec les partenaires de l’Agence-Flex : prestataires externes

Données d’identification, données de navigation, données financières

Exécution des CGUV acceptées par l’utilisateur

Prospection commerciale & Promotion des solutions logicielles : gestion de la prospection, offres commerciales, newsletters, gestion des réseaux sociaux

Données d’identification, données de navigation

Consentement de la Personne concernée pour les opérations de prospection commerciale & intérêt légitime de l’Agence-Flex à communiquer sur son activité pour les autres finalités 

Gestion de la sécurité informatique des solutions logicielles : tests et mesures de sécurité technique, amélioration des fonctionnalités de la solution, garantir la qualité des services, gestion de la suspension & suppression des accès

Données de navigation, données relatives aux échanges intervenus avec l’Agence-Flex

Intérêt légitime de l’Agence-Flex d’assurer la sécurité de sa solution

Gestion de la comptabilité de l’Agence-Flex : émission & conservation de devis, factures, tenue de la comptabilité générale, audit, gestion des comptes clients, fournisseurs, analyse financières, budget, déclarations fiscales et sociales

Données d’identification, données financières

Respect d’une obligation légale

Gestion des demandes d’exercice de droits auprès de l’Agence-Flex

Données liées aux demandes d’exercice des droits notifiées 

Respect d’une obligation légale

Pour plus d’informations à ce sujet, la Personne concernée peut contacter l’Agence-Flex selon les modalités prévues à l’article 8. 

 

  • Modalités de détermination des durées de conservation des données personnelles par l’Agence-Flex

L’Agence-Flex conserve les données personnelles sous une forme permettant l’identification pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées. 

L’Agence-Flex procède ensuite à leur suppression ou à leur archivage, sauf si la Personne concernée exerce son droit de suppression des données personnelles le concernant ou si une durée de conservation plus longue est expressément autorisée ou imposée par une disposition légale ou réglementaire. 

Les critères auxquels l’Agence-Flex se réfère pour déterminer les durées de conservation sont les suivants : 

  1. durée pendant laquelle l’Agence-Flex entretient avec la Personne concernée une relation contractuelle ; 
  2. durée pendant laquelle l’Agence-Flex est susceptible d’exécuter un contrat relativement à la poursuite des finalités décrites ci-dessus impliquant la Personne concernée ;
  3. la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par l’Agence-Flex ;
  4. l’existence d’une obligation légale ou d’une obligation réglementaire à laquelle l’Agence-Flex est soumise. 

Pour plus d’informations à ce sujet, la Personne concernée peut contacter l’Agence Flex selon les modalités prévues à l’article 8. 

 

  • Destinataires des données personnelles traitées par l’Agence-Flex

 

L’accès et le traitement relatifs aux données personnelles collectées par l’Agence-Flex est strictement limité. Néanmoins, l’Agence-Flex est susceptible de transférer les données personnelles à des tiers destinataires, y compris : 

  1. A ses équipes responsables des opérations des traitements identifiées dans le cadre de l’exécution de leurs missions et soumises à une obligation de confidentialité spécifique. 
  2. Aux prestataires de services externes auxquels l’Agence-Flex est susceptible de faire appel dans le cadre de l’exécution de ses prestations de services ou de la mise à disposition de ses solutions logicielles en relation avec les traitements identifiés ci-dessus, tels que les prestataires suivants : prestataires techniques, prestataires commerciaux, hébergeur, prestataire de maintenance informatique, développeur informatique.  
  3. À toute catégorie de tiers, si un tel transfert est requis par la loi ou un règlement, une décision de justice ou afin de répondre à une réclamation et assurer la sécurité des données personnelles. 

Dans le cadre des finalités décrites ci-après, quand il agit dans le cadre d’une relation de sous-traitance de données personnelles, l’Agence-Flex est lié par un accord de sous-traitance conformément à l’article 28 du Règlement RGPD. 

Tel est le cas pour la souscription à ses solutions logicielles dans le cadre desquelles le client souscripteur intervient en qualité de responsable de traitement, et l’Agence-Flex intervient en qualité de sous-traitant pour le compte et sur instruction du client. 

En cas de transfert hors de l’Union Européenne, l’Agence-Flex s’engage à assurer un niveau de sécurité et de protection des données personnelles suffisant et à prendre toutes les garanties appropriées et adéquates en application de la Réglementation applicable. 

 

  • Exercice des droits sur les données personnelles traitées par l’Agence-Flex

Conformément à la Règlementation applicable, les Personnes concernées par les traitements de données personnelles mentionnés ci-dessus, disposent sur les données personnelles des droits suivants : 

  1. Droit d’accès pour connaître précisément les données traitées par l’Agence-Flex et/ou les prestataires tiers externes auxquels l’Agence-Flex est susceptible d’avoir recours ; 
  2. Droit d’effacement si la Personne concernée entend que l’Agence-Flex et/ou ses prestataires tiers externes cessent de traiter tout ou partie de ses données personnelles ; 
  3. Droit de rectification afin de modifier une donnée personnelle qui s’avérerait non à jour ou incorrecte ; 
  4. Droit de portabilité si la Personne concernée souhaite récupérer ses données personnelles ou qu’une personne tierce les récupère en son nom et pour son compte ; 
  5. Droit d’opposition si la Personne concernée souhaite que le traitement de ses données personnelles ne soient plus traitées par l’Agence-Flex et/ou les prestataires tiers externes auxquels l’Agence-Flex est susceptible d’avoir recours ; 
  6. Droit de limitation si la Personne concernée souhaite que le traitement de ses données personnelles soit suspendu ; 
  7. Droit de définir si la personne concernée entend donner des instructions sur le sort de ses données personnelles après son décès. 

Toute Personne concernée a la faculté d’exercer son droit directement auprès de l’Agence-Flex qui, le cas échéant, transmettra la demande à ses prestataires tiers externes. 

Toute Personne concernée dispose, à tout moment, et sans avoir à justifier d’un quelconque motif, d’un droit d’opposition au traitement de ses données personnelles à des fins de prospection commerciale et d’un droit de retirer tout consentement qu’il aurait donné à l’Agence-Flex et/ou aux prestataires tiers externes auxquels l’Agence-Flex aurait recours. 

En cas de recueil de coordonnées téléphoniques par l’Agence-Flex, en application de l’article L. 223-2 du Code de la consommation, toute Personne concernée est informée qu’elle a la faculté de s’inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel.

Toute Personne concernée peut exercer ses droits en contactant l’Agence-Flex par voie postale ou par voie électronique via le formulaire de contact accessible en ligne depuis le site internet www.agence-flex.fr.

Toute Personne concernée a également la faculté d’adresser une réclamation directement à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) en ligne depuis son site internet ou par courrier à l’adresse postale : 3 Place Fontenoy – TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

  • Gestion des cookies
  • Qu’est ce qu’un cookie ? 

Les cookies sont des fichiers enregistrés sur un support informatique qui enregistrent des paramètres et données précis pour un échange avec le système de l’Agence-Flex via le navigateur des utilisateurs.

L’enregistrement de ces paramètres permet à l’Agence-Flex de concevoir le site internet et ses solutions logicielles externes de manière adaptée, par rapport aux utilisateurs et de faciliter leur utilisation.

Les cookies permettent par exemple d’enregistrer les préférences et certaines caractéristiques pendant la durée de validité du cookie concerné. Tous les cookies ne contiennent pas des données personnelles mais lorsque c’est le cas, l’Agence-Flex les traitent conformément à la présente politique de confidentialité et de cookies.

  • Quels sont les cookies déposés et lus par l’Agence-Flex ?

L’Agence-Flex utilise les cookies suivants pour faire fonctionner le site internet et ses solutions logicielles externes afin d’optimiser la navigation et d’améliorer l’expérience utilisateur :

  1. Cookies de session afin de maintenir le contexte de session.
  2. Cookies de mesures d’audience (Google Analytics).
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L’Agence-Flex recueille le consentement pour le dépôt de ces cookies. Si l’utilisateur accepte le dépôt, l’Agence-Flex pourra obtenir des informations sur ses visites du site internet et des solutions logicielles externes. Si l’utilisateur refuse leur dépôt, aucune conséquence n’affectera sa visite du site internet et des solutions logicielles externes.

  • Comment accéder aux paramètres et modifier ou retirer le consentement au dépôt de cookies ? 

À l’exception des cookies fonctionnels, strictement nécessaires à l’utilisation du site internet et des solutions logicielles externes, l’utilisateur peut accepter ou refuser le dépôt des cookies mentionnés ci-dessus.

Sauf opposition anticipée, la durée de validité de votre consentement sur le dépôt des cookies est de 30 minutes pour les cookies de session et de 13 mois pour les cookies de mesures d’audience et de suivi de navigation.

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Cette politique de cookies pourra faire l’objet de modifications, notamment en fonction de l’évolution de la solution technologique et des dispositions légales ou réglementaires applicables.